Entreprise : les intérêts d’une permanence téléphonique externalisée

La permanence téléphonique doit refléter une bonne image de l’entreprise et s’assurer de la relation client lors d’un accueil professionnel et agréable. La première impression influence les décisions de potentiels clients ou de ceux déjà existants. Il est nécessaire d’assurer cet accueil pour ne pas risquer de perdre des clients en les faisant attendre au téléphone ou en ne répondant pas à leur appel. Pour remédier à cela, certaines entreprises ont recours à l’externalisation téléphonique qui promet des avantages majeurs à la société.

Une importante réduction de coût

Aujourd’hui, la permanence téléphonique est assurée par des entreprises spécialisées aussi connues comme étant des « call center ». De ce fait, les appels de clients et de prospects de la société seront redirigés vers les lignes du centre d’appel où ils seront pris en charge par les téléopérateurs du prestataire.

Pour l’entreprise cliente, c’est un avantage non négligeable qui réduira considérablement les dépenses en charges salariales. Elle n’aura plus à engager du personnel supplémentaire, car le prestataire dispose des collaborateurs indispensables et qualifiés pour ce service.

En léguant la permanence téléphonique à un prestataire externe, votre entreprise pourra de nouveau se focaliser sur son cœur de métier et se consacrer au développement de son activité.

Des horaires d’ouvertures étendues

Avoir un client en attente sur la ligne téléphonique ou manquer l’appel d’un potentiel consommateur à cause des pics d’appels pourrait avoir un impact négatif sur l’image de la société. Les collaborateurs internes n’auront pas toujours la possibilité de traiter chaque appel entrant comme ils devront prendre en charge d’autres tâches.

En externalisant la permanence d’appel, les clients pourront être pris en charge à n’importe quelle heure de la journée et même durant la nuit garantissant ainsi un service 24 h/24 et 7j/7. Vous définirez les horaires de prise d’appel auprès de votre prestataire dépendant des besoins de l’entreprise. Par exemple pour un prestataire situé au Maroc, vous pourrez demander de suivre les horaires de la France.

Un traitement d’appel de qualité

Malgré des produits ou des services performants au sein de l’entreprise, si la gestion de la relation client ne suit pas, il en résulterait d’un impact sur la confiance des clients vis-à-vis de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’offrir une permanence téléphonique à la hauteur des attentes des clients. Le but de toute entreprise est la satisfaction du consommateur afin de le fidéliser.

En optant pour l’externalisation de votre accueil téléphonique, les professionnels de centre d’appel seront en mesure d’apporter des réponses pertinentes aux réclamations, aux demandes de renseignements et aux services après-vente de la société. Le traitement des appels dépendra des consignes et des cahiers de charge mis en place par votre société.

Pour garantir cette qualité, vous devrez faire attention aux critères de choix du prestataire avant d’externaliser votre service téléphonique. Commencez par vérifier son ancienneté sur le marché puis renseignez-vous sur les équipements du centre d’appel afin de vous assurer qu’ils soient compatibles aux vôtres. Intéressez-vous aussi à la politique salariale du prestataire (les collaborateurs sont-ils formés ? Le turnover est-il important ?), à la politique de qualité, aux contrôles effectués ainsi qu’à leur capacité à réagir en cas d’incident.